Để thành công: Đừng nhầm lẫn giữa nhiệm vụ “Khẩn cấp” và “Quan trọng”
Liên tục trễ hạn dự án, muộn giờ làm hoặc chưa biết thu xếp đầu việc hợp lý do chúng ta có thói quen ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp hơn so với những công việc dài hạn dẫn đến bỏ quên những việc quan trọng trong danh sách việc cần làm của mình. Bằng cách phân biệt giữa nhiệm vụ “khẩn cấp” và “quan trọng“, ma trận Eisenhower sẽ giúp chúng ta cải thiện khả năng quản lý thời gian của mình, dành năng lượng và sự tập trung cho những việc quan trọng nhất.
“Tôi có hai loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không bao giờ khẩn cấp ” – Dwight D. Eisenhower, cha đẻ của Ma trận Eisenhower cho biết.
Ma trận Eisenhower được sáng tạo và sử dụng bởi vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ: Dwight D. Eisenhower – người nổi tiếng với khả năng tổ chức toàn diện – dựa trên 2 đặc tính: tính quan trọng và tính khẩn cấp, là công cụ giúp chúng ta tăng hiệu quả công việc, loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.
Phân biệt nhiệm vụ quan trọng và nhiệm vụ khẩn cấp
Nhiệm vụ “quan trọng” là những công việc mang tính lâu dài, hướng đến mục tiêu, giá trị cần đạt được, có thể không mang lại kết quả ngay lập tức (lý do chính khiến chúng dễ bị sao nhãng). Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng giúp chúng ta có một tư duy nhạy bén, sáng tạo và luôn cởi mở với những ý tưởng mới. Nhưng nếu tạm hoãn các nhiệm vụ quan trọng đủ lâu, chúng có thể trở nên khẩn cấp.
Nhiệm vụ “khẩn cấp” là những nhiệm vụ mang tính cấp bách, khiến bạn cảm thấy có nghĩa vụ phải giải quyết ngay lập tức dù có khi bạn chưa sẵn sàng cho việc đó. Tập trung vào các nhiệm vụ khẩn cấp có thể khiến chúng ta rơi vào tư duy phản ứng, vội vàng và hạn chế sự tập trung.
Cách sử dụng ma trận Eisenhower
Đầu tiên, chúng ta cần liệt kê danh sách những nhiệm vụ cần làm để tránh bỏ sót hay dư thừa. Sau đó, suy nghĩ thật kỹ và sắp xếp các nhiệm vụ vào 4 nhóm được liệt kê bên dưới trước khi đối chiếu với ma trận Eisenhower:
- Việc khẩn cấp, quan trọng
- Việc quan trọng, không khẩn cấp
- Việc khẩn cấp, không quan trọng
- Việc không quan trọng, không khẩn cấp
Ma trận Eisenhower gồm 4 góc phần tư, dựa trên 2 đặc tính: quan trọng và khẩn cấp
Góc 1 – Khẩn cấp và quan trọng: cần thực hiện ngay
Các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng là các phát sinh cần xử lý gấp tránh ảnh hưởng tiến độ & chất lượng công việc chung – chẳng hạn như một bản sửa lỗi bảo mật cho doanh nghiệp của bạn.
Những công việc này yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn, và đương nhiên bạn cần ưu tiên hoàn thành chúng sớm nhất có thể.
Góc 2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp: cần lập kế hoạch
Những nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng quan trọng sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu lâu dài, bạn cần lên lịch/ kế hoạch thực hiện chúng tránh tình trạng bỏ sót/ lãng quên bởi quá tập trung vào những nhiệm vụ khẩn cấp.
Những người năng suất & thành công dành phần lớn thời gian của họ cho những công việc này. Góc phần tư này được gọi là Góc phần tư của Chất lượng. Đặt góc 2 lên ưu tiên, bạn có thể ngăn chặn được những vấn đề phát sinh của góc 1, giảm thời gian dành cho góc 3, 4 và làm việc hiệu quả hơn.
Ví dụ về những việc không khẩn cấp nhưng quan trọng:
- Lập kế hoạch hàng tuần
- Kế hoạch dài hạn
- Tham gia các khóa nâng cao kỹ năng ngắn hạn
Góc 3 – Khẩn cấp nhưng không quan trọng: ủy quyền thực hiện
Các nhiệm vụ rơi vào góc phần tư này gần như luôn bị gián đoạn. Vì vậy, nó được khuyến khích ủy quyền cho người khác thay vì mất thời gian xử lý.
Góc 4 – Không quan trọng cũng không khẩn cấp: loại bỏ nhiệm vụ
Những nhiệm vụ này nên được xóa khỏi lịch trình của bạn để dành thời gian cho những công việc quan trọng mang lại lợi ích dài hạn cho cá nhân nói riêng & cho doanh nghiệp nói chung.
Áp dụng ma trận Eisenhower với sự phân biệt nhiệm vụ “khẩn cấp” và nhiệm vụ “quan trọng” sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả để sống và làm việc khoa học hơn. Bạn có thể tải bản ma trận Eisenhower trên điện thoại hoặc in ra giấy để tiện sắp xếp, theo dõi. Hãy thử sắp xếp công việc của mình vào ma trận khoa học và hay ho này ngay từ hôm nay nhé.
